1. Kto odpowiada za dane i jak się skontaktować
- Administratorem danych jest Learnify Polska sp. z o.o., ul. Bolesława Krysiewicza 9/19, 61-825 Poznań; KRS 0001215499, NIP 7831945072, REGON 543657863. Kontakt: kontakt@learnifypolska.pl, tel. +48 732 106 323.
- W sprawach danych osobowych i realizacji swoich praw napisz na kontakt@learnifypolska.pl lub na adres siedziby. Dopisek „Dane osobowe” ułatwi skierowanie wiadomości. Nie trzeba zakładać konta ani korzystać z określonego formularza.
2. Jakie dane otrzymujemy i skąd
- Od osoby korzystającej ze strony lub kontaktującej się z nami: dane kontaktowe, treść wiadomości, przedmiot i poziom nauki, wybrany termin oraz informacje podane w formularzu. Strona przekazuje także kontekst zgłoszenia, np. stronę źródłową, wybraną ofertę i informacje o zgodach.
- Od użytkowników platformy: dane konta, rola, dane kontaktowe, relacje rodzic–uczeń, informacje potrzebne do organizacji nauki, rezerwacje, obecności, wiadomości, udostępnione pliki, zadania, notatki i informacje o postępach w zakresie używanych funkcji.
- Od rodzica lub przedstawiciela ustawowego otrzymujemy dane dziecka, a od tutora — informacje potrzebne do prowadzenia zajęć, obecności i postępów. Rodzic otrzymuje informacje o przypisanym uczniu w zakresie przysługujących mu uprawnień. Tutorzy mają dostęp do danych potrzebnych do obsługi przydzielonych im zajęć.
- Od tutorów i kandydatów: dane kontaktowe, kwalifikacje, doświadczenie, dostępność, informacje z procesu rekrutacji, dane do umowy i rozliczeń, a w wymaganym prawem zakresie dokumenty związane z dopuszczeniem do pracy z dziećmi. Profil opublikowany na stronie może zawierać imię, zdjęcie, opis, kwalifikacje, przedmioty, stawki i dostępność. Dane kontaktowe i dokumenty rekrutacyjne nie stanowią publicznego profilu.
- W rozliczeniach: dane nabywcy, informacje do faktury, wpłaty, saldo, korekty, identyfikatory i statusy transakcji. Operator płatności przekazuje nam informacje potrzebne do potwierdzenia płatności. Pełne dane karty i kod CVC podaje się operatorowi, nie Learnify.
- Podczas korzystania z serwisu: adres IP, dane urządzenia i przeglądarki, żądania do serwera, zdarzenia bezpieczeństwa oraz informacje z cookies i podobnych technologii opisanych w odrębnym dokumencie. Identyfikatory techniczne mogą być danymi osobowymi, nawet gdy nie znamy imienia użytkownika.
- Jeżeli wybierzesz logowanie przez zewnętrznego dostawcę, otrzymujemy identyfikator konta i dane wskazane w jego ekranie uprawnień, np. adres e-mail i nazwę profilu. Nie otrzymujemy hasła do tego konta. Możesz też przekazać nam dane w korespondencji lub przez profil Learnify w mediach społecznościowych.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
- Kontakt przed zawarciem umowy, rejestracja konta, rezerwacja i realizacja zamówionych zajęć: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — czynności na żądanie osoby przed zawarciem umowy i jej wykonanie, gdy ta osoba jest stroną umowy.
- Organizacja nauki dziecka, kontakt z rodzicem, przydzielanie tutora i dokumentowanie postępów: gdy dziecko nie jest stroną umowy, art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes Learnify i klienta polegający na realizacji uzgodnionej edukacji i jej bezpiecznej obsłudze. Uwzględniamy szczególną ochronę praw dziecka; nie opieramy automatycznie wszystkich danych ucznia na umowie zawartej przez rodzica.
- Rozliczenia, obowiązki podatkowe i rachunkowe, obowiązki ochrony dzieci oraz obsługa ustawowych uprawnień klienta: art. 6 ust. 1 lit. c RODO — odpowiedni obowiązek prawny. Dokumenty o karalności i dopuszczeniu do pracy z dziećmi przetwarzamy tylko w zakresie upoważnienia ustawowego, z uwzględnieniem art. 10 RODO.
- Bezpieczeństwo kont i usług, zapobieganie nadużyciom, wyjaśnianie reklamacji, ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes w ochronie usług, użytkowników i praw Learnify; w zakresie konkretnych obowiązków ustawowych także lit. c.
- Rekrutacja i współpraca z tutorem: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przygotowanie i wykonanie umowy; lit. c w zakresie obowiązków ustawowych. Dodatkowe dane oraz udział w przyszłych rekrutacjach na podstawie zgody — lit. a, o ile taka zgoda jest właściwą podstawą.
- Dobrowolne wiadomości marketingowe i analityka lub marketing wymagające zgody: art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Wymaganą zgodę na kanał kontaktu lub zapis i odczyt informacji z urządzenia oceniamy również według Prawa komunikacji elektronicznej. Rezerwacja i zakup nie wymagają zgody marketingowej.
- Odpowiedź na pozostałą korespondencję i obsługa firmowych profili społecznościowych: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes w komunikacji z osobami zainteresowanymi Learnify.
- Nie przesyłaj diagnoz, dokumentacji medycznej ani innych szczególnie chronionych danych, jeżeli nie są potrzebne. Gdy dostosowanie zajęć wymaga takich informacji, ustalamy niezbędny zakres i właściwą podstawę z art. 9 RODO, np. wyraźną zgodę, zamiast traktować zwykłą akceptację regulaminu jako zgodę na dane o zdrowiu.
4. Czy musisz podać dane
- Podanie danych kontaktowych i danych wymaganych do konta lub usługi jest dobrowolne, ale bez niezbędnych informacji nie możemy odpowiedzieć, utworzyć konta, zarezerwować lekcji lub rozliczyć zamówienia. Dane wymagane prawem są potrzebne do wykonania odpowiedniego obowiązku.
- Pola dodatkowe i zgody marketingowe pozostają dobrowolne. Odmowa marketingu lub opcjonalnych cookies nie uniemożliwia korzystania z dokumentów, zapisów ani zamówienia zajęć.
- Przed publikacją wizerunku w celach reklamowych potrzebna jest odrębna podstawa prawna. Korzystanie z kamery na lekcji nie jest zgodą na zamieszczenie nagrania w reklamie.
5. Komu udostępniamy dane
- Upoważnionym osobom w Learnify oraz tutorom — w zakresie koniecznym do ich zadań. Informacje o rodzinie, rozliczenia i materiały ucznia nie są publicznym katalogiem. Przy zajęciach grupowych inni uczestnicy mogą widzieć imię, obraz, głos i wypowiedzi udostępnione w toku wspólnej lekcji.
- Dostawcom infrastruktury i narzędzi, którzy obsługują dane na nasze zlecenie: hosting i zabezpieczenie strony (Cloudflare), infrastrukturę aplikacji i przechowywanie plików (Google Cloud), narzędzia spotkań i kalendarza (Google), pocztę i powiadomienia (Amazon Web Services — SES, Resend, HostedSMS), obsługę zgłoszeń i kontaktów w systemach CRM oraz wsparcie techniczne. Każdy otrzymuje zakres danych potrzebny do swojej usługi.
- Operatorom płatności, obecnie Stripe, oraz dostawcom logowania — w zakresie wybranej metody. Podmioty te mogą również działać jako odrębni administratorzy w związku z własnymi obowiązkami, np. bezpieczeństwem płatności. Ich informacje o danych są dostępne przy korzystaniu z usługi.
- Dostawcom pomiaru i reklamy, w zakresie opisanym w informacji o cookies: Google, Meta i Microsoft. Na stronie używamy Google Tag Manager, Google Analytics, narzędzi reklamowych Google, Meta Pixel i Microsoft Clarity. Zasady zgód oraz ograniczony tryb Google opisujemy osobno.
- Podmiotom obsługującym księgowość, sprawy prawne i dochodzenie roszczeń — w niezbędnym zakresie; uprawnionym organom, jeżeli wymagają tego przepisy. Dostęp do danych o interwencjach dotyczących dzieci ograniczamy do osób prowadzących sprawę i uprawnionych instytucji.
- Publiczne profile tutorów są dostępne dla odwiedzających stronę, w tym partnerów weryfikujących usługę. Sam taki dostęp nie uprawnia partnera do danych rzeczywistych rodzin, wiadomości ani rozliczeń.
6. Dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym
- Usługi globalnych dostawców mogą wiązać się z przetwarzaniem danych poza EOG, w tym w USA, np. w ramach obsługi infrastruktury, wsparcia, płatności lub narzędzi reklamowych. Samo wskazanie europejskiego regionu hostingu nie wyklucza każdego dostępu spoza EOG.
- Przekazanie wymaga odpowiedniego mechanizmu z rozdziału V RODO: decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, w tym EU–US Data Privacy Framework dla odbiorcy objętego ważną certyfikacją i zakresem decyzji, albo odpowiednich zabezpieczeń, np. standardowych klauzul umownych i wymaganych środków dodatkowych.
- Informację o mechanizmie zastosowanym do konkretnego odbiorcy i kopię odpowiednich zabezpieczeń możesz uzyskać, pisząc na kontakt@learnifypolska.pl. Sama zgoda na cookies nie zastępuje zabezpieczeń wymaganych dla transferu danych.
7. Jak długo przechowujemy dane
- Konto, organizacja zajęć i materiały: przez czas korzystania z usługi, a po jej zakończeniu tylko w zakresie potrzebnym do obowiązków prawnych, rozliczenia i ochrony roszczeń. Zamknięcie konta nie oznacza natychmiastowego usunięcia faktur lub danych potrzebnych do trwającej reklamacji.
- Dokumenty podatkowe: przez okres wymagany przepisami, co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności właściwego podatku; inne dokumenty rachunkowe według okresów wynikających z ustawy o rachunkowości. Okres może się wydłużyć np. z powodu zawieszenia lub przerwania przedawnienia.
- Korespondencja, reklamacje i roszczenia: przez czas obsługi sprawy, a następnie przez właściwy dla niej termin przedawnienia, jeżeli dalsze przechowywanie jest potrzebne. Nie wszystkie dane przechowujemy przez najdłuższy możliwy termin; zakres i okres zależą od rodzaju roszczenia i toczącego się postępowania.
- Rekrutacja: przez czas danego naboru i uzasadniony okres ochrony roszczeń; w przyszłych naborach przez okres wskazany w odrębnej zgodzie lub do jej wycofania. Dokumenty wymagane do pracy z dziećmi przechowujemy w odpowiedniej dokumentacji współpracy zgodnie z ustawą.
- Marketing oparty na zgodzie: do jej wycofania lub wcześniejszego zakończenia celu. Minimalną informację o wycofaniu zgody możemy zachować, aby respektować ten wybór i wykazać sposób obsługi zgody.
- Logi bezpieczeństwa i dokumentacja interwencji: przez okres potrzebny do wykrycia, wyjaśnienia i zabezpieczenia zdarzenia, z uwzględnieniem obowiązków prawnych i terminów dotyczących danej sprawy. Dostęp jest ograniczony; po ustaniu podstawy dane podlegają usunięciu lub anonimizacji.
- Cookies i pamięć przeglądarki: według okresów i kryteriów opisanych w informacji o cookies. Usunięcie danych z przeglądarki nie usuwa automatycznie danych wcześniej zgodnie z prawem zapisanych w systemach Learnify lub operatora.
8. Twoje prawa
- W granicach wynikających z RODO możesz żądać dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przeniesienia danych, gdy przetwarzanie jest zautomatyzowane i oparte na zgodzie lub umowie.
- Możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu. Wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw przysługuje w każdym czasie, bez uzasadnienia.
- Zgodę możesz wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Zgody dotyczące urządzenia zmienisz przez „Ustawienia cookies” w stopce; w sprawie wiadomości marketingowych możesz skorzystać z wypisu w wiadomości lub kontaktu z Learnify.
- Żądanie można przesłać na kontakt@learnifypolska.pl. Gdy jest to konieczne, poprosimy o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość lub prawo do działania za dziecko. Nie prosimy automatycznie o skan dowodu. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca; w przypadkach wskazanych w RODO termin może być przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym informujemy wraz z przyczyną.
- Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualne dane i sposób wniesienia skargi znajdziesz na uodo.gov.pl.
9. Pomiar, profilowanie i aktualizacje
- Narzędzia marketingowe mogą po odpowiedniej zgodzie przypisywać aktywność do identyfikatora przeglądarki, mierzyć konwersje i dobierać grupy odbiorców reklam. Takie przetwarzanie może stanowić profilowanie. Nie oznacza to podejmowania wyłącznie automatycznych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na użytkownika w rozumieniu art. 22 RODO.
- System oblicza saldo i należności na podstawie danych o zajęciach oraz reguł rozliczeń. Błędne oznaczenie obecności, naliczenie lub inną decyzję można zgłosić do wyjaśnienia przez obsługę Learnify.
- Aktualizujemy informację, gdy zmienia się sposób przetwarzania. Nowa wersja polityki nie jest automatycznie nową zgodą użytkownika i nie uzasadnia rozszerzenia wcześniej udzielonej zgody. Jeżeli prawo tego wymaga, przekazujemy dodatkową informację lub zbieramy odrębną zgodę.